Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous ?

Le service Keigo (keigo.tokyo) est édité par I-TECH2, une société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) de droit français, enregistrée sous le numéro SIREN 930 686 456, dont le siège social est situé 161 Avenue du Bois de Verrieres, 92160 Antony, France. I-TECH2 est le responsable du traitement des données personnelles décrites ci-dessous, et Imed Telili est le directeur de la publication.

Si vous avez une question concernant vos données, ou si vous souhaitez exercer l'un des droits listés ci-après, écrivez à hello@keigo.tokyo. Nous répondons à chaque demande dans un délai de 30 jours.

2. Quelles données nous collectons

Nous ne collectons que ce qui est réellement nécessaire au service. La majeure partie de Keigo — les guides, les calculateurs, les annuaires — fonctionne sans compte, et nous ne collectons aucune donnée personnelle lorsque vous lisez simplement une page.

Données de compte, uniquement si vous créez un compte :

• Votre adresse e-mail, utilisée pour vous connecter, vérifier votre compte et vous envoyer des messages de service.
• Votre nom d'affichage, si vous en fournissez un.
• Si vous vous connectez avec Google : l'adresse e-mail, le nom et la photo de profil (avatar) que votre compte Google partage avec nous. Nous ne recevons jamais votre mot de passe Google, et nous ne lisons pas votre Gmail, Drive, Contacts ou Agenda.
• Un mot de passe haché, si vous vous êtes inscrit avec une adresse e-mail et un mot de passe au lieu de Google.
• Votre préférence linguistique, votre forfait et votre historique d'achats.

Données d'utilisation :

• Pages consultées, fonctionnalités utilisées, pays approximatif et type d'appareil ou de navigateur — collectés uniquement après acceptation des cookies d'analyse.
• Un compteur de pages anonyme qui ne nécessite ni cookie ni consentement car il ne peut pas vous identifier : la page consultée, le site d'où vous venez, la langue de l'interface et si l'appareil est un téléphone ou un ordinateur — jamais votre adresse IP, un identifiant ou une session. Il nous indique seulement quels guides sont utiles et d'où viennent les lecteurs.
• Journaux techniques (adresse IP, horodatages, traces d'erreurs) conservés pour la sécurité, la prévention des abus et le débogage.

Documents que vous stockez dans The Vault, uniquement si vous vous abonnez et les téléchargez :

• Les fichiers que vous téléchargez — cartes de séjour, fiches d'impôts, contrats, lettres de votre mairie et documents similaires.
• Le texte que notre IA extrait de ces fichiers, ainsi que les étiquettes, dates et rappels qui en découlent, afin que The Vault puisse nommer, trier et vous rappeler chaque document.
• Le CV et les documents de carrière que vous générez avec le CV Pack, et le texte que vous y saisissez.

Nous ne collectons délibérément pas certaines choses : votre numéro de carte va directement à Stripe et ne touche jamais nos serveurs, et nous ne demandons aucune donnée de catégorie spéciale telle que la santé ou la religion au-delà de ce que vous choisissez de stocker dans votre propre Vault.

3. Pourquoi nous les utilisons

Chaque catégorie a un objectif défini, et nous ne la réutilisons pour rien d'autre :

• Données de compte : pour créer et sécuriser votre compte, vous connecter et vous permettre de récupérer l'accès.
• Données d'achat : pour effectuer les paiements, gérer votre abonnement, émettre des reçus et respecter nos obligations comptables.
• Documents The Vault et le texte qui en est extrait : pour stocker, nommer, trier, rechercher et afficher vos documents, pour produire les rappels de délais et les listes de contrôle que vous avez demandés, et pour rédiger le CV ou les lettres que vous sollicitez.
• Données d'utilisation : pour voir quelles pages aident les utilisateurs et lesquelles ne le font pas, afin que nous puissions améliorer les guides et les outils.
• Journaux techniques : pour maintenir le service en fonctionnement, détecter les abus et enquêter sur les incidents.
• Votre adresse e-mail : pour envoyer des messages transactionnels (vérification, réinitialisation de mot de passe, reçus, rappels d'expiration) et, uniquement si vous l'avez demandé, notre newsletter — chaque newsletter contient un lien de désabonnement en un clic.

Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons vos données personnelles. Nous n'utilisons pas vos documents, votre CV ou le texte que vous saisissez pour entraîner des modèles d'IA, et nous ne les utilisons jamais à des fins publicitaires.

4. Base Légale et Droit Applicable

Si vous résidez dans l'Espace Économique Européen ou au Royaume-Uni, nous traitons vos données conformément au RGPD sur les bases suivantes :

• Exécution d'un contrat : votre compte, votre Vault, votre abonnement et les documents que nous générons pour vous.
• Votre consentement : les cookies d'analyse et la newsletter. Vous pouvez le retirer à tout moment depuis les paramètres des cookies ou le lien de désabonnement, et cela ne rend pas illégal ce que nous avons fait auparavant.
• Notre intérêt légitime : assurer la sécurité du service, prévenir la fraude et les abus, et corriger les bugs.
• Une obligation légale : conserver les factures et les registres comptables pendant la période requise par la loi.

Si vous résidez au Japon, nous traitons vos données conformément à la Loi sur la Protection des Informations Personnelles (APPI) : nous énonçons le but de l'utilisation avant la collecte, nous restons dans ce cadre, et nous ne transmettons pas vos données à un tiers sans votre consentement, sauf si la loi l'autorise.

5. Cookies et Technologies Similaires

Les cookies essentiels et le stockage local vous maintiennent connecté, mémorisent votre langue et votre thème, et protègent nos formulaires contre les abus. Ils ne peuvent pas être désactivés sans interrompre le service, et ils ne contiennent aucun identifiant publicitaire.

Les cookies d'analyse (PostHog et Google Analytics 4) ne sont installés qu'après votre acceptation dans la bannière de cookies. Vous pouvez changer d'avis à tout moment ; lorsque vous retirez votre consentement, les deux outils sont désactivés et cessent de collecter des données.

Nous n'exploitons aucun réseau publicitaire, aucun pixel de reciblage et aucun suivi intersite. Nos polices sont servies depuis nos propres serveurs, de sorte qu'aucun fournisseur de polices ne voit jamais votre adresse IP.

6. Qui traite les données pour nous

Keigo est une petite équipe, nous nous appuyons donc sur une courte liste de fournisseurs désignés. Chacun ne reçoit que les données dont il a besoin, en vertu d'un contrat qui lui interdit de les utiliser à ses propres fins :

• Amazon Web Services (AWS), région de Tokyo (ap-northeast-1) — hébergement de l'application, de la base de données PostgreSQL, du cache Redis et du stockage d'objets chiffré qui contient vos fichiers The Vault.
• Stripe — traitement des paiements et facturation des abonnements. Vos coordonnées bancaires sont directement transmises à Stripe.
• Google — connexion avec Google (OAuth), les modèles d'IA Gemini qui lisent et étiquettent les documents que vous téléchargez, et Google Analytics 4, qui ne s'exécute qu'après votre consentement.
• Anthropic — les modèles d'IA Claude utilisés pour rédiger et traduire des CV, des lettres et des formules de politesse japonaises.
• PostHog (serveurs dans l'Union Européenne) — analyse produit, qui ne s'exécute qu'après votre consentement.
• Resend — e-mails transactionnels et la newsletter.
• Sentry — surveillance des erreurs, qui peut capturer des traces techniques contenant votre identifiant d'utilisateur.

Les fournisseurs d'IA traitent votre texte pour renvoyer un résultat. En vertu de nos accords, ils ne le conservent pas pour entraîner leurs modèles et le suppriment après la requête.

7. Services de l'API YouTube

Keigo Studio, notre outil de publication interne, utilise les services de l'API YouTube pour télécharger et gérer les vidéos de la chaîne Keigo. De ce fait, Keigo Studio est soumis à la Politique de confidentialité de Google (https://policies.google.com/privacy) et aux Conditions d'utilisation de YouTube (https://www.youtube.com/t/terms).

Seule l'équipe Keigo se connecte à cet outil, et elle agit uniquement sur notre propre chaîne YouTube et rien d'autre. Nous ne collectons aucune donnée utilisateur YouTube auprès des visiteurs de keigo.tokyo et nous n'en stockons aucune : pas d'historique de visionnage, pas d'abonnements, pas d'identifiants YouTube.

Vous pouvez consulter et révoquer l'accès que Keigo Studio, ou toute autre application, a à votre compte Google à tout moment sur la page des paramètres de sécurité de Google : https://security.google.com/settings/security/permissions.

8. Où vont vos données

Keigo est hébergé au Japon (AWS Tokyo). Certains de nos fournisseurs traitent des données ailleurs : Stripe, Google, Anthropic, Resend et Sentry opèrent aux États-Unis et dans l'Union européenne, et PostHog stocke nos analyses dans l'Union européenne.

Pour les transferts hors de l'Espace économique européen, nous nous appuyons sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, ou sur une décision d'adéquation lorsqu'elle existe — le Japon bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne depuis 2019.

9. Combien de temps nous les conservons

• Données de compte : tant que votre compte existe, puis supprimées dans les 30 jours suivant la suppression du compte.
• Documents The Vault et le texte qui en est extrait : jusqu'à ce que vous supprimiez le document, ou dans les 30 jours suivant la suppression du compte. La suppression d'un document supprime à la fois le fichier et son texte extrait.
• Enregistrements de paiement et de facture : 10 ans, car la loi comptable française l'exige. Ces enregistrements contiennent les montants et les dates, jamais les numéros de carte.
• Journaux techniques et de sécurité : 90 jours.
• Données analytiques : 14 mois, puis agrégées ou supprimées.
• Abonnement à la newsletter : jusqu'à ce que vous vous désabonniez, plus un enregistrement de suppression afin que nous ne vous envoyions plus d'e-mails par erreur.

Vous pouvez supprimer votre compte vous-même depuis les paramètres de votre compte. La suppression est permanente — nous ne pouvons pas récupérer les documents, alors exportez-les d'abord si vous en avez toujours besoin.

10. Vos droits

À tout moment, vous pouvez :

• Accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet.
• Corriger toute information inexacte.
• Exporter vos données, y compris vos documents The Vault, sous forme d'archive ZIP.
• Supprimer votre compte et tout ce qui y est rattaché.
• Vous opposer à certains traitements ou nous demander de les restreindre.
• Retirer votre consentement pour les analyses ou la newsletter.

La plupart de ces actions sont accessibles en un clic dans les paramètres de votre compte. Pour toute autre demande, écrivez à hello@keigo.tokyo — nous vous répondrons dans les 30 jours et ne facturerons jamais une demande. Si vous êtes dans l'Union Européenne et que notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez déposer une plainte auprès de votre autorité nationale de protection des données (en France, la CNIL). Au Japon, vous pouvez contacter la Commission de protection des informations personnelles (PPC).

11. Comment nous les protégeons

Tout le trafic transite via HTTPS. Les mots de passe sont hachés avec un algorithme moderne et ne sont jamais stockés en clair. Les fichiers The Vault sont chiffrés au repos dans le stockage d'objets et servis via des liens signés qui expirent, de sorte qu'une URL copiée ne reste pas utilisable. L'accès à la base de données est restreint à l'application, des limites de débit et des en-têtes de politique de sécurité du contenu sont en place, et les sauvegardes sont chiffrées.

Aucun système n'est parfait. Si une violation affecte un jour vos données, nous vous en informerons, ainsi que l'autorité compétente, dans les délais fixés par la loi.

12. Enfants

Keigo est conçu pour les adultes gérant des documents au Japon et n'est pas destiné aux personnes de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données auprès d'enfants. Si vous pensez qu'un enfant a créé un compte, écrivez à hello@keigo.tokyo et nous le supprimerons.

13. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique à mesure que le service évolue. La date en haut reflète toujours la version actuelle, et nous annonçons tout changement matériel par e-mail aux titulaires de compte avant qu'il ne prenne effet.

14. Contact

Des questions concernant cette politique, ou une demande concernant vos données : hello@keigo.tokyo.

I-TECH2 — 161 Avenue du Bois de Verrieres, 92160 Antony, France.