ビジネス日本語メールテンプレート (敬語)

仕事で使える丁寧な日本語 (敬語) メールテンプレート集 — 謝罪、依頼、確認など。

お詫び・謝罪 (7)

納品遅延のお詫び — 納品が予定より遅れてしまった場合にお客様にお詫びするメールテンプレートです。遅延理由と新しい納品予定日をお伝えします。
書類の誤りに関するお詫び — 提出した書類や資料に誤りがあった場合のお詫びメールです。訂正箇所を明記し、正しい書類を再送します。
打ち合わせ欠席のお詫び — 打ち合わせや会議に出席できなかった場合のお詫びメールです。欠席理由と代替日程の提案を含みます。
ご返信遅延のお詫び — メールの返信が遅くなってしまった場合のお詫びメールです。遅延の理由と本題の回答を合わせてお伝えします。
サービス障害のお詫び — 自社のサービスやシステムに障害が発生した際のお詫びメールです。障害内容、影響範囲、復旧状況、再発防止策を伝えます。
誤情報提供のお詫び — 誤った情報をお伝えしてしまった場合のお詫びメールです。正しい情報の訂正と今後の対策をお伝えします。
ご迷惑をおかけしたことへのお詫び — 業務上でお取引先にご迷惑をおかけした場合の汎用的なお詫びメールです。具体的な問題と対応策を記載します。

確認 (6)

打ち合わせ日時の確認 — 予定されている打ち合わせの日時・場所を事前に確認するメールです。認識の相違がないよう詳細を再確認します。
書類受領の確認 — お取引先から書類や資料を受領した際の確認メールです。受領した旨と今後の対応を伝えます。
ご注文内容の確認 — お客様からのご注文内容を確認するメールです。注文の詳細を記載し、齟齬がないか確認いただきます。
スケジュール変更の確認 — スケジュールや予定の変更を確認・共有するメールです。変更前と変更後の内容を明記して確認を取ります。
イベント参加の確認 — セミナーやイベントへの参加を確認するメールです。参加の意思表示と当日の詳細を確認します。
納品完了の確認 — 製品やサービスの納品が完了した際にお客様に確認いただくメールです。納品物の内容確認とご不明点の有無を伺います。

挨拶・自己紹介 (7)

新規取引先への初回ご挨拶 — 新しいお客様やお取引先に初めてご連絡する際のメールテンプレートです。丁寧な自己紹介と今後のお付き合いをお願いする内容です。
新任責任者としてのご挨拶 — 新しく担当責任者に就任した際、お取引先にご挨拶するメールテンプレートです。前任者からの引き継ぎと今後の抱負を伝えます。
名刺交換後のご挨拶メール — 展示会や交流会などで名刺交換をした相手に送るフォローアップメールです。出会いへの感謝と今後のつながりを希望する内容です。
新年のご挨拶 — 年始にお取引先へお送りする新年のご挨拶メールです。旧年中のお礼と新年のご多幸をお祈りする内容です。
年末のご挨拶 — 年末にお取引先へお送りする一年の感謝を伝えるメールです。今年の御礼と来年もお付き合いいただけるようお願いする内容です。
異動・転勤のご挨拶 — 人事異動や転勤の際にお取引先にお知らせするメールです。後任者の紹介とこれまでのお礼を伝えます。
退職のご挨拶 — 定年退職や退職の際にお取引先にお送りする最後のご挨拶メールです。長年のお付き合いに対する深い感謝を伝えます。

断り (6)

ご招待の辞退 — イベントや会食などのご招待を丁重にお断りするメールテンプレートです。感謝の気持ちを伝えつつ、やむを得ない事情で参加できないことを伝えます。
ご提案のお見送り — 取引先からの提案や見積もりをお断りする際のメールです。検討した結果をお伝えしつつ、今後の関係を維持する配慮を含みます。
値引きのお断り — お客様からの値引き要請を丁重にお断りするメールです。現在の価格が適正である理由を説明しつつ、代替案を提示します。
プロジェクトの辞退 — リソース不足やスケジュールの都合でプロジェクトをお受けできない場合のお断りメールです。代替案や将来の協力の可能性を示唆します。
ご依頼の丁重なお断り — お取引先からのご依頼を丁重にお断りする際の汎用テンプレートです。相手の気持ちに配慮しつつ、はっきりとお断りの意思を伝えます。
異動・配置転換の辞退願い — 上司や人事からの異動・配置転換の打診を丁重にお断りする際のメールテンプレートです。現在の業務への責任感と辞退の理由を伝えます。

催促 (6)

お支払いのご確認 — お支払い期限を過ぎた場合に丁重にお支払いの確認をお願いするメールです。請求内容と入金期限を再度ご案内します。
ご返信のお願い — 送付済みのメールに対するご返信を丁重にお願いするメールです。催促にならないよう柔らかい表現を心がけます。
お見積もりご検討状況の確認 — お送りしたお見積もりのご検討状況を確認するメールです。押し付けにならないよう配慮しつつ、状況を伺います。
再度のお願い（二度目のご連絡） — 一度目のリマインドに対して返信がない場合の二度目のご連絡メールです。やや踏み込んだ表現で、対応の緊急性を伝えます。
期限のリマインド — 社内外の関係者に期限が迫っていることをお知らせするリマインドメールです。期限と必要なアクションを明確にお伝えします。
書類ご提出のお願い — 未提出の書類や資料のご提出をお願いするメールです。必要書類と提出期限を改めてご案内します。

報告・連絡 (6)

担当者変更のご案内 — 担当者が変更になった際にお取引先にお知らせするメールです。新担当者の紹介とスムーズな引き継ぎをお約束します。
プロジェクト遅延のご報告 — プロジェクトの進捗に遅延が生じた際に、関係者に報告するメールです。遅延の原因、影響、対策を具体的に記載します。
事務所移転のお知らせ — 事務所やオフィスの移転をお取引先にお知らせするメールです。新住所や連絡先、業務開始日をお伝えします。
議事録の送付 — 打ち合わせや会議後に議事録を送付するメールです。議事内容の確認とネクストアクションの共有を目的とします。
進捗報告 — プロジェクトや業務の進捗状況を上司やお取引先に報告するメールです。現在の状況と今後の予定を簡潔にまとめます。
インシデント報告 — 業務中に発生したインシデントや問題を上司に報告するメールです。発生事象、影響、初動対応、今後の対策を記載します。

依頼・お願い (7)

打ち合わせのご依頼 — お取引先に打ち合わせのお時間をいただきたい際に送るメールテンプレートです。候補日時を提示して都合を伺います。
お見積もりのお願い — 取引先や業者にお見積もりを依頼する際のメールテンプレートです。希望する条件や仕様を明記して見積もりを依頼します。
納期延長のお願い — やむを得ない事情で納期に間に合わない場合に、お取引先に納期延長をお願いするメールです。理由の説明と新しい納期を提案します。
上司へのお願い — 上司に対して特別なお願いごとをする際のメールテンプレートです。丁重な表現で依頼理由と具体的な内容を伝えます。
ご返信の確認（リマインド） — 以前お送りしたメールに返信がない場合にやんわりとリマインドするテンプレートです。催促にならないよう配慮した表現を用います。
情報提供のお願い — お取引先やパートナーに追加情報や資料の提供をお願いするメールテンプレートです。必要な情報を具体的に記載します。
部門間協力のお願い — 社内の他部門に対して業務上の協力を依頼するメールテンプレートです。依頼の背景と具体的な協力内容を記載します。

お礼 (6)

打ち合わせ後のお礼 — お取引先との打ち合わせ後にお送りするお礼メールです。打ち合わせ内容の要点確認と今後の進め方について触れます。
贈り物へのお礼 — お取引先から贈り物や手土産をいただいた際のお礼メールです。品物への具体的な感想を添えて感謝の気持ちを伝えます。
ご注文へのお礼 — お客様からのご注文やご発注に対するお礼メールです。受注確認と今後の対応スケジュールも合わせてお伝えします。
ご紹介へのお礼 — お取引先やお知り合いからの紹介を受けた際のお礼メールです。紹介先との進捗報告と感謝の気持ちを伝えます。
ご接待・ご馳走へのお礼 — 接待や会食に招いていただいた後のお礼メールです。おもてなしへの感謝と楽しい時間を過ごせたことを伝えます。
ご支援・ご協力へのお礼 — プロジェクトや業務においてご支援・ご協力いただいたことへのお礼メールです。具体的にどのような点で助けられたかを記載します。

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