Chính sách quyền riêng tư

1. Chúng tôi là ai

Dịch vụ Keigo (keigo.tokyo) được phát hành bởi I-TECH2, một công ty cổ phần đơn giản hóa của Pháp (SASU) được đăng ký theo số SIREN 930 686 456, với trụ sở đăng ký tại 161 Avenue du Bois de Verrieres, 92160 Antony, Pháp. I-TECH2 là đơn vị kiểm soát dữ liệu cá nhân được mô tả dưới đây, và Imed Telili là giám đốc xuất bản.

Nếu bạn có câu hỏi về dữ liệu của mình hoặc muốn thực hiện một trong các quyền được liệt kê dưới đây, hãy viết thư tới hello@keigo.tokyo. Chúng tôi sẽ trả lời mọi yêu cầu trong vòng 30 ngày.

2. Những Dữ Liệu Chúng Tôi Thu Thập

Chúng tôi chỉ thu thập những gì dịch vụ thực sự cần. Hầu hết các tính năng của Keigo — các hướng dẫn, công cụ tính toán, danh bạ — đều hoạt động mà không cần tài khoản, và chúng tôi không thu thập bất kỳ dữ liệu cá nhân nào từ bạn khi bạn chỉ đơn thuần đọc một trang.

Dữ liệu tài khoản, chỉ khi bạn tạo tài khoản:

• Địa chỉ email của bạn, được sử dụng để đăng nhập, xác minh tài khoản và gửi cho bạn các tin nhắn dịch vụ.
• Tên hiển thị của bạn, nếu bạn cung cấp.
• Nếu bạn đăng nhập bằng Google: địa chỉ email, tên và ảnh hồ sơ (avatar) mà tài khoản Google của bạn chia sẻ với chúng tôi. Chúng tôi không bao giờ nhận được mật khẩu Google của bạn, và chúng tôi không đọc Gmail, Drive, Danh bạ hoặc Lịch của bạn.
• Mật khẩu đã được mã hóa, nếu bạn đăng ký bằng email và mật khẩu thay vì Google.
• Tùy chọn ngôn ngữ, gói dịch vụ và lịch sử mua hàng của bạn.

Dữ liệu sử dụng:

• Các trang đã xem, tính năng đã sử dụng, quốc gia gần đúng và loại thiết bị hoặc trình duyệt — chỉ được thu thập sau khi bạn chấp nhận cookie phân tích.
• Một bộ đếm trang ẩn danh không cần cookie và không cần sự đồng ý vì nó không thể nhận dạng bạn: trang đã xem, trang web bạn truy cập đến từ đâu, ngôn ngữ giao diện và liệu thiết bị là điện thoại hay máy tính — không bao giờ là địa chỉ IP của bạn, một định danh hoặc một phiên. Nó chỉ cho chúng tôi biết hướng dẫn nào hữu ích và độc giả đến từ đâu.
• Nhật ký kỹ thuật (địa chỉ IP, dấu thời gian, dấu vết lỗi) được lưu giữ để bảo mật, ngăn chặn lạm dụng và gỡ lỗi.

Các tài liệu bạn lưu trữ trong The Vault, chỉ khi bạn đăng ký và tải lên:

• Các tệp bạn tải lên — thẻ cư trú, phiếu thuế, hợp đồng, thư từ văn phòng thành phố của bạn và các giấy tờ tương tự.
• Văn bản mà AI của chúng tôi trích xuất từ các tệp đó, cùng với các nhãn, ngày tháng và lời nhắc được suy ra từ đó, để The Vault có thể đặt tên, sắp xếp và nhắc nhở bạn về từng tài liệu.
• Sơ yếu lý lịch và các tài liệu nghề nghiệp bạn tạo bằng CV Pack, và văn bản bạn nhập vào chúng.

Chúng tôi cố ý không thu thập một số thứ: số thẻ của bạn được gửi thẳng đến Stripe và không bao giờ chạm vào máy chủ của chúng tôi, và chúng tôi không yêu cầu dữ liệu thuộc danh mục đặc biệt như sức khỏe hoặc tôn giáo ngoài bất cứ thứ gì bạn chọn lưu trữ trong The Vault của riêng mình.

3. Lý Do Chúng Tôi Sử Dụng Dữ Liệu

Mỗi danh mục có một mục đích xác định, và chúng tôi không sử dụng lại cho bất kỳ mục đích nào khác:

• Dữ liệu tài khoản: để tạo và bảo mật tài khoản của bạn, đăng nhập cho bạn và cho phép bạn khôi phục quyền truy cập.
• Dữ liệu mua hàng: để nhận thanh toán, quản lý đăng ký của bạn, phát hành biên lai và đáp ứng các nghĩa vụ kế toán của chúng tôi.
• Tài liệu The Vault và văn bản được trích xuất từ chúng: để lưu trữ, đặt tên, sắp xếp, tìm kiếm và hiển thị tài liệu của bạn, để tạo ra các lời nhắc thời hạn và danh sách kiểm tra bạn yêu cầu, và để viết sơ yếu lý lịch hoặc thư bạn yêu cầu.
• Dữ liệu sử dụng: để xem trang nào giúp ích cho mọi người và trang nào không, để chúng tôi có thể cải thiện các hướng dẫn và công cụ.
• Nhật ký kỹ thuật: để duy trì hoạt động của dịch vụ, phát hiện lạm dụng và điều tra sự cố.
• Địa chỉ email của bạn: để gửi các tin nhắn giao dịch (xác minh, đặt lại mật khẩu, biên lai, lời nhắc hết hạn) và, chỉ khi bạn yêu cầu, bản tin của chúng tôi — mỗi bản tin đều có một liên kết hủy đăng ký chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Chúng tôi không bán, cho thuê hoặc trao đổi dữ liệu cá nhân của bạn. Chúng tôi không sử dụng tài liệu, sơ yếu lý lịch hoặc văn bản bạn nhập để đào tạo các mô hình AI, và chúng tôi không bao giờ sử dụng chúng cho quảng cáo.

4. Cơ sở pháp lý và Luật áp dụng

Nếu bạn sống ở Khu vực Kinh tế Châu Âu hoặc Vương quốc Anh, chúng tôi xử lý dữ liệu của bạn theo GDPR dựa trên các cơ sở sau:

• Thực hiện hợp đồng: tài khoản của bạn, The Vault của bạn, gói đăng ký của bạn và các tài liệu chúng tôi tạo cho bạn.
• Sự đồng ý của bạn: cookie phân tích và bản tin. Bạn có thể rút lại bất cứ lúc nào từ cài đặt cookie hoặc liên kết hủy đăng ký, và điều đó không làm cho những gì chúng tôi đã làm trước đó trở nên bất hợp pháp.
• Lợi ích hợp pháp của chúng tôi: giữ cho dịch vụ an toàn, ngăn chặn gian lận và lạm dụng, và sửa lỗi.
• Nghĩa vụ pháp lý: lưu giữ hóa đơn và hồ sơ kế toán trong thời gian luật pháp yêu cầu.

Nếu bạn sống ở Nhật Bản, chúng tôi xử lý dữ liệu của bạn theo Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân (APPI): chúng tôi nêu rõ mục đích sử dụng trước khi thu thập, chúng tôi tuân thủ mục đích đó và chúng tôi không chuyển dữ liệu của bạn cho bên thứ ba mà không có sự đồng ý của bạn trừ khi luật pháp cho phép.

5. Cookie và các công nghệ tương tự

Cookie thiết yếu và bộ nhớ cục bộ giúp bạn duy trì đăng nhập, ghi nhớ ngôn ngữ và chủ đề của bạn, và bảo vệ các biểu mẫu của chúng tôi chống lại việc lạm dụng. Chúng không thể tắt mà không làm hỏng dịch vụ và chúng không chứa bất kỳ mã định danh quảng cáo nào.

Cookie phân tích (PostHog và Google Analytics 4) chỉ được đặt sau khi bạn chấp nhận chúng trong biểu ngữ cookie. Bạn có thể thay đổi ý định bất cứ lúc nào; khi bạn rút lại sự đồng ý, cả hai công cụ sẽ bị tắt và ngừng thu thập.

Chúng tôi không chạy mạng quảng cáo, không có pixel tiếp thị lại và không theo dõi chéo trang. Phông chữ của chúng tôi được phục vụ từ máy chủ của riêng chúng tôi, vì vậy không có nhà cung cấp phông chữ nào từng thấy địa chỉ IP của bạn.

6. Bên Thứ Ba Xử Lý Dữ Liệu Cho Chúng Tôi

Keigo là một đội ngũ nhỏ, vì vậy chúng tôi dựa vào một danh sách ngắn các nhà cung cấp được nêu tên. Mỗi nhà cung cấp chỉ nhận dữ liệu cần thiết, theo một hợp đồng cấm sử dụng dữ liệu đó cho mục đích riêng của họ:

• Amazon Web Services (AWS), khu vực Tokyo (ap-northeast-1) — lưu trữ ứng dụng, cơ sở dữ liệu PostgreSQL, bộ nhớ đệm Redis và bộ nhớ đối tượng được mã hóa chứa các tệp The Vault của bạn.
• Stripe — xử lý thanh toán và thanh toán đăng ký. Chi tiết thẻ của bạn được gửi thẳng đến Stripe.
• Google — đăng nhập bằng Google (OAuth), các mô hình AI Gemini đọc và gắn nhãn các tài liệu bạn tải lên, và Google Analytics 4, chỉ chạy sau khi bạn đồng ý.
• Anthropic — các mô hình AI Claude được sử dụng để soạn thảo và dịch sơ yếu lý lịch, thư và tiếng Nhật lịch sự.
• PostHog (máy chủ ở Liên minh Châu Âu) — phân tích sản phẩm, chỉ chạy sau khi bạn đồng ý.
• Resend — email giao dịch và bản tin.
• Sentry — giám sát lỗi, có thể thu thập các dấu vết kỹ thuật chứa mã định danh người dùng của bạn.

Các nhà cung cấp AI xử lý văn bản của bạn để trả về kết quả. Theo thỏa thuận của chúng tôi, họ không giữ lại văn bản đó để đào tạo mô hình của họ và xóa nó sau yêu cầu.

7. Dịch Vụ API YouTube

Keigo Studio, công cụ xuất bản nội bộ của chúng tôi, sử dụng Dịch vụ API YouTube để tải lên và quản lý các video của kênh Keigo. Vì lý do đó, Keigo Studio tuân thủ Chính sách quyền riêng tư của Google (https://policies.google.com/privacy) và Điều khoản dịch vụ của YouTube (https://www.youtube.com/t/terms).

Chỉ đội ngũ Keigo mới đăng nhập vào công cụ đó, và nó chỉ hoạt động trên kênh YouTube của chúng tôi chứ không có gì khác. Chúng tôi không thu thập dữ liệu người dùng YouTube nào từ khách truy cập keigo.tokyo và chúng tôi không lưu trữ bất kỳ dữ liệu nào: không có lịch sử xem, không có đăng ký, không có mã định danh YouTube.

Bạn có thể xem xét và thu hồi quyền truy cập mà Keigo Studio, hoặc bất kỳ ứng dụng nào khác, có đối với tài khoản Google của bạn bất cứ lúc nào trên trang cài đặt bảo mật của Google: https://security.google.com/settings/security/permissions.

8. Dữ liệu của bạn được lưu trữ ở đâu

Keigo được lưu trữ tại Nhật Bản (AWS Tokyo). Một số nhà cung cấp của chúng tôi xử lý dữ liệu ở các nơi khác: Stripe, Google, Anthropic, Resend và Sentry hoạt động tại Hoa Kỳ và Liên minh Châu Âu, còn PostHog lưu trữ dữ liệu phân tích của chúng tôi tại Liên minh Châu Âu.

Đối với các hoạt động chuyển dữ liệu ra ngoài Khu vực Kinh tế Châu Âu, chúng tôi dựa vào các Điều khoản Hợp đồng Tiêu chuẩn của Ủy ban Châu Âu, hoặc dựa trên quyết định đầy đủ nếu có – Nhật Bản đã có quyết định đầy đủ từ Ủy ban Châu Âu từ năm 2019.

9. Thời gian chúng tôi lưu trữ dữ liệu

• Dữ liệu tài khoản: trong suốt thời gian tài khoản của bạn tồn tại, sau đó sẽ bị xóa trong vòng 30 ngày kể từ khi tài khoản bị xóa.
• Tài liệu The Vault và văn bản được trích xuất từ chúng: cho đến khi bạn xóa tài liệu, hoặc trong vòng 30 ngày kể từ khi tài khoản bị xóa. Xóa một tài liệu sẽ loại bỏ cả tệp và văn bản được trích xuất của nó.
• Hồ sơ thanh toán và hóa đơn: 10 năm, vì luật kế toán của Pháp yêu cầu. Các hồ sơ này chứa số tiền và ngày tháng, không bao giờ chứa số thẻ.
• Nhật ký kỹ thuật và bảo mật: 90 ngày.
• Dữ liệu phân tích: 14 tháng, sau đó được tổng hợp hoặc xóa.
• Đăng ký nhận bản tin: cho đến khi bạn hủy đăng ký, cộng thêm một bản ghi ngăn chặn để chúng tôi không gửi email cho bạn một lần nữa do nhầm lẫn.

Bạn có thể tự xóa tài khoản của mình từ cài đặt tài khoản. Việc xóa là vĩnh viễn — chúng tôi không thể khôi phục tài liệu, vì vậy hãy xuất chúng trước nếu bạn vẫn cần.

10. Quyền của bạn

Bất cứ lúc nào bạn cũng có thể:

• Truy cập dữ liệu cá nhân mà chúng tôi lưu giữ về bạn.
• Chỉnh sửa bất kỳ thông tin không chính xác nào.
• Xuất dữ liệu của bạn, bao gồm các tài liệu trong The Vault, dưới dạng tệp lưu trữ ZIP.
• Xóa tài khoản của bạn và mọi thứ liên quan đến tài khoản đó.
• Phản đối hoặc yêu cầu chúng tôi hạn chế một số hoạt động xử lý nhất định.
• Rút lại sự đồng ý của bạn đối với phân tích hoặc nhận bản tin.

Hầu hết các thao tác này đều có thể thực hiện chỉ với một cú nhấp chuột trong cài đặt tài khoản của bạn. Đối với bất kỳ vấn đề nào khác, hãy viết thư tới hello@keigo.tokyo — chúng tôi sẽ trả lời trong vòng 30 ngày và không bao giờ tính phí cho một yêu cầu. Nếu bạn ở Liên minh Châu Âu và câu trả lời của chúng tôi không làm bạn hài lòng, bạn có thể khiếu nại với cơ quan bảo vệ dữ liệu quốc gia của mình (tại Pháp là CNIL). Tại Nhật Bản, bạn có thể liên hệ với Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân (PPC).

11. Cách chúng tôi bảo vệ dữ liệu của bạn

Tất cả lưu lượng truy cập đều chạy qua HTTPS. Mật khẩu được mã hóa bằng thuật toán hiện đại và không bao giờ được lưu trữ dưới dạng văn bản rõ. Các tệp trong The Vault được mã hóa khi lưu trữ trong bộ nhớ đối tượng và được phục vụ thông qua các liên kết đã ký có thời hạn, do đó một URL đã sao chép sẽ không còn sử dụng được. Quyền truy cập cơ sở dữ liệu bị hạn chế đối với ứng dụng, giới hạn tốc độ và tiêu đề Chính sách bảo mật nội dung được áp dụng, và các bản sao lưu được mã hóa.

Không có hệ thống nào là hoàn hảo. Nếu một sự cố vi phạm nào đó ảnh hưởng đến dữ liệu của bạn, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn và cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn mà luật pháp quy định.

12. Trẻ em

Keigo được xây dựng dành cho người trưởng thành xử lý giấy tờ tại Nhật Bản và không dành cho bất kỳ ai dưới 16 tuổi. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu từ trẻ em. Nếu bạn tin rằng một trẻ em đã tạo tài khoản, vui lòng viết thư tới hello@keigo.tokyo và chúng tôi sẽ xóa tài khoản đó.

13. Thay đổi đối với Chính sách này

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này khi dịch vụ phát triển. Ngày ở đầu trang luôn phản ánh phiên bản hiện tại và chúng tôi sẽ thông báo bất kỳ thay đổi quan trọng nào qua email cho chủ tài khoản trước khi có hiệu lực.

14. Liên hệ

Các câu hỏi về chính sách này hoặc yêu cầu về dữ liệu của bạn: hello@keigo.tokyo.

I-TECH2 — 161 Avenue du Bois de Verrieres, 92160 Antony, France.